문서 처리의 일반 원칙

(1) 즉시(일) 처리

· 문서의 내용 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 당일 또는 즉시 처리해야 한다.

(2) 책임 처리

· 공문서 처리시 각자의 직무 범위 내에서 책임을 가지고 신속, 정확하게 처리해야 한다.

(3) 법령 적합 처리

· 법령의 규정에 따라 일정한 요건을 갖추어야 하며, 권한있는 자에 의해 작성, 처리되어야 한다.

(4) 행정 계통 처리

· 행정 기관의 상하 지휘계통에 따라 문서의 발송, 접수, 경유, 인계 등을 처리한다.

문서의 기안

· 기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 기안이라 한다.

· 문서의 기안은 정확한 의사를 상대방 또는 상대기관에 정확하게 전달함에 목적이 있다.

· 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며 다만 업무의 성격 및 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안한다.

(1) 일반 기안

· 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 소정의 기안용지에 작성하는 것을 말한다.

(2) 일괄 기안

· 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 작성한다.

· 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정할 수 있다.

· "끝" 표시는 각 안의 내용 끝부분에 붙여야 한다.

· 각 안의 발신명의 표기에 있어 발신명의가 다를 경우 각 안 별로 발신명의를 기재하고, 각 안의 발신명의가 동일하면 최종안에만 발신명의를 표기한다.

(3) 공동 기안

· 2 이상의 행정기관장의 결재를 필요로 하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안한다.

(4) 수정 기안

· 수신한 문서 그 자체에 간단한 수정(수신한 문서와 다른 색깔로 수정)을 하거나 필요한 사항을 추가하여 기안하는 방법이다.

· 보통 상급기관의 문서를 수정하여 하급기관에 하달할 때 사용한다.

(5) 서식에 의한 기안

· 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치 문서는 그 내용을 관계 서식에 작성한다.

문서의 결재

(1) 전결

· 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말한다.

(2) 대결

· 결재권자가 휴가, 출장, 기타의 사유로 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다.

(3) 사후보고

· 대결한 문서 중 그 내용이 중요한 문서에 대하여 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

(4) 선람

· 법령의 규정에 의하여 소관사항에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자가 직접 그 의사를 결정하는 행위를 말한다.

문서의 심사

(1) 심사 시기

· 문서를 시행하는 날

· 기안한 문서와 시행하는 문서를 함께 문서심사관에게 제시하여 받는다.

· 시행일자와 문서심사일자는 일치하여야 한다.

· 대내문서와 내부결재문서는 문서심사를 받지 않는다.

(2) 심사 대상

· 시행문의 작성여부(대외문서)와 관계없이 행정기관의 장 명의로 발신하는 문서

(3) 심사사항

· 결재권자의 결재여부

· 다른 문서와의 내용상 중복여부

· 기안문과 시행문의 일치여부

· 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확도 및 누락여부

· 전결, 대결 구분의 표시 및 착오여부

· 첨부물의 첨부여부

· 발신방법의 지정여부

· 보고심사 대상문서의 심사여부 및 업무협조문서의 심사여부

관인 날인 및 서명

· 행정기관의 장의 명의로 발신하는 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서는 관인(전자관인 포함)을 찍거나 행정기관의 장이 서명한다.

· 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명한다.

· 전신, 전신 타자, 전화로 발신하는 문서 또는 경미한 내용의 문서는 관인 또는 서명을 생략한다.

· 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인 날인에 갈음하는 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

문서의 발송

· 문서는 처리과에서 발송하되 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.

· 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송, 전신, 전신타자, 전화 등으로 발신한다.

· 내용이 중요한 문서는 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법(인편, 등기우편 등)으로 발신한다.

· 인편, 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다.

· 전자관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.

· 우편에 의하여 발송하는 때에는 행정자치부장관이 정하는 행정사무용 봉투에 넣어 발송한다.

· 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 문서발송대장을 작성하여 해당란에 수령자의 서명 또는 날인을 받아야 한다.

· 전자문서의 경우에는 별도의 시행문을 작성하지 아니하고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행한다.

· 단순지시, 경미한 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에도 문서를 시행한 것으로 본다.

· 관인(전자관인 제외)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리과에서 발송하며 관인관리자는 문서 심사여부를 확인하고 문서등록대장의 비고란에 서명한다.

· 행정기관의 장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

문서의 접수

· 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 문서배부대장에 기록한 후 지체없이 처리과에 이를 배부하여 접수하여야 한다.

· 접수된 문서는 행정자치부령이 정하는 문서처리인을 찍고 그 접수일시와 번호를 기재한다. 다만, 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 처리과로 보낸다.

· 처리과는 중요한 내용의 문서에 대하여는 보조기관 또는 보좌기관의 공람을 거치기 전에 결재권자의 선람을 받아야 한다.

(1) 우편 접수

· 발송기관의 요구가 있는 때에는 공문서 발송 영수증을 보내주어야 한다.

(2) 인편 접수

· 서명 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.

(3) 모사 전송, 전신 접수

· 감열기록 방식의 모사 전송기로 보존기간이 3년 이상인 문서를 접수한 때에는 당해문서를 복사하여 접수하고 수신한 팩스문서는 즉시 폐기한다.

(4) 정보통신망을 통한 접수

· 사무관리규정에 따라 처리되며 발신자의 주소, 성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

문서의 배부

· 문서과로부터 배부된 문서가 2 이상의 보조, 보조기관에 관련된 때에는 처리과는 당해 문서를 복사하여 관련기관에 이송한다.

· 2 이상의 기관에 관련된 문서의 경우 가장 관련성이 많은 기관에 보낸다.

문서의 등록

· 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고 처리과별로 문서 등록대장에 등록하여야 한다.

· 비치문서는 특별한 규정이 없는 한 그 종류별로 당해 기관의 장이 지정하는 바에 따라 등록할 수 있다.

보고 사무

(1)보고의 종류

· 정기보고 : 정기적으로 행해지는 보고

· 수시보고 : 보고의 서식 등이 일정하게 정하여 있지 않고 상황의 변동에 따라 수시로 요구하는 보고

(2) 보고의 독촉

· 1차 독촉장 : 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달하지 아니할 때 발부하는 독촉장

· 2차 독촉장 : 1차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달하지 아니할 때 발부하는 독촉장

· 3차 독촉장 : 2차 독촉장에 명시된 보고기일 후 5일이 경과하여도 보고가 도달하지 아니할 때 발부하는 독촉장

※ 알아두면 좋은 것

* 기안문 : 문서를 작성하는 기관에서 결재를 받아 보관하는 문서

* 시행문 : 결재받은 문서의 내용을 똑같이 하여 수신기관으로 보내는 문서

* 전결(대결)한 문서를 시행할 경우에는 발신명의 밑에 전결(대결) 표시를 한다.

* 행정기관 외의 자에게 시행하는 문서는 전결(대결)표시를 생략한다.

* 관인 : 행정기관의 장 또는 보조기관의 명으로 발송, 교부되는 문서에 사용되는 직인

* 독촉장을 발부하는 경우에는 3일 이상의 보고 기일을 부여한다.