출장시 지출하는 비용은 출발시 가지급금 처리후 출장에서 돌아와 정산시 여비교통비, 접대비 등으로 지출내역별로 정리는 한다.

*회계처리

예를 들어 (주)분개에 근무하는 김민재씨가 부산으로 출장을 가며, 경리부에서 500,000원을 받아간 경우

(청색)

출 금 전 표 2003년 3월 3일
과 목	유동자산	항 목	가지급금
적 요			금 액
사원의 출장경비						5	0	0	0	0	0
합 계						5	0	0	0	0	0

출장에서 돌아와 500,000원 중 400,000원은 지출영수증과 100,000원을 경리부에 되돌려 준 경우

No. 1 대 체 전 표 2003년 3월 7일													계			주임			과장
계정 과목	금 액									계정과목	금 액
여비교통비				4	0	0	0	0	0	가지급금				5	0		0	0		0	0
현금				1	0	0	0	0	0			1
합 계				5	0	0	0	0	0	합 계				5	0		0	0		0	0
적 요

*증빙처리

(1) 시내교통비

임직원의 시내 및 당일 출장에 따른 인근지역의 교통비로서 택시요금, 버스요금 또는 일시주차료 등이 해당된다. 지출결의서 등으로 충분하며 적격증빙은 필요없다.

(2) 국내출장비

① 지급관행

국내출장비는 통상 숙박비, 교통비, 식대, 잡비 등으로 구성되며 회사의 출장비 지급규정에 따라 정액으로 지급되며 일반적으로 지출결의서 등의 출장비 수령인만 받아두는 것이 실무적으로 많다.

② 유권해석－실비정산을 원칙으로 함

법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의하여 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증된 경우에는 소득금액계산상 비용으로 인정하는 것이나, 이 경우 당해 사용인이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래건당 5만원 초과의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대하여 적격증빙을 수취하지 아니한 경우에는 증빙불비가산세가 적용된다.

그러나 정액으로 지급되는 일비는 적격증빙서류의 대상이 아니다.

(3) 해외출장비

① 지출증빙

해외출장비도 항공요금을 제외하고는 회사의 출장비지급규정에 따라 정액으로 지급되는 것이 실무적인 관행이다. 항공요금은 적격증빙서류의 수취대상이 아니며, 사용인이 업무와 관련한 해외출장시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에는 세금계산서 등 적격증빙수취대상에서 제외된다. 따라서 해외출장비는 적격증빙의 수취대상이 아니라 회사의 관리목적이라면 다음의 증빙을 수취하면 될 것이다.

- 해외출장비의 적격증빙 -

② 여행용역과 세금계산서

관광진흥법에 의한 일반여행업을 영위하는 사업자가 여행객에게 여행용역을 제공하고 그 대가를 받는 경우에 부가가치세과세표준은 여행객으로부터 받는 대금·요금·수수료 기타 명목 여하에 불구하고 대가관계에 있는 모든 금전적 가치가 있는 것을 포함하는 것이나, 여행알선수수료와 여행객이 부담하여야 하는 숙박비, 교통비, 식사비, 입장료 등은 구분계약하며 그 대가를 받는 경우에는 당해 숙박비 등은 부가가치세과세표준에 포함하지 아니하는 것이며, 당해 숙박비 등에 대하여는 세금계산서를 여행객에게 발행할 수 없는 것이다.

(4) 부임여비 등

다음에 열거된 것은 적격증빙의 수취대상이 아니다. 따라서 급료와 임금의 제수당으로 하여 원천징수시 비과세근로소득으로 세무처리하면 될 것이다.

① 부임 수당

종업원에게 지급하는 부임수당 중 이주에 소요되는 비용 상당액은 여비교통비로 보며 이를 초과하는 부분은 급여로 본다.

② 해외근무에 대한 귀국휴가 여비

국외에 근무하는 내국인 근로자 또는 국내에 근무하는 외국인 근로자의 본국 휴가에 따른 여비는 다음의 조건과 범위 내에서 실비변상적 급여로 본다.

가. 조건

ⅰ. 회사의 사규 또는 고용계약서 등에 본국 이외의 지역에서 1년 이상(1년 이상 근무하기로 규정된 경우를 포함한다) 근무한 근로자에게 귀국여비를 회사가 부담하도록 되어 있을 것

ⅱ. 해외근무라고 하는 근무환경의 특수성에 따라 직무수행상 필수적이라고 인정되는 휴가일 것

나. 실비변상적 급여로 보는 범위

왕복교통비(항공비의 운행관계상 부득이한 사정으로 경유지에서 숙박한 경우 그 숙박비를 포함한다)로서 가장 합리적 또는 경제적이라고 인정되는 범위 내의 금액에 한하며, 관광여행이라고 인정되는 부분의금액은 제외된다.

(5) 렌트카 비용

렌트카업은 영수증 발행대상업종이나, 자동차를 대여받는 자가 사업자등록증을 제시하고 세금계산서의 발행를 요구하는 때에는 세금계산서를 발행하여야하므로 세금계산서를 수취할 수 있다.

(6) 고용관계 없는 자에게 교통비지급시

외부유관기관의 인사를 고용관계없이 일시 위촉하여 관련업무의 평가를 수행케 하고 동 위원들에게 지급하는 “평가수당”과 “교통비”는 사례금에 해당하는 기타소득으로 보아 원천징수하는 것이다. 따라서 기타소득을 원천징수하고 원천징수영수증을 증빙으로 보관을 하여야 한다.

(7) 법인의 출장여비를 종업원이 개인카드로 사용시

법인이 사용인에게 출장여비를 지급함에 있어서 당해 사용인이 자신의 신용카드를 사용하여 지출한 금액을 그 매출전표에 의하여 사후에 정산하여 지급하는 경우에 그 지출액이 당해법인의 사업과 관련하여 지출된 것으로 확인되는 때에는 이를 동 법인의 비용으로 처리할 수 있는 것이며 다만, 당해 사용인이 법인의 업무에 사용한 신용카드 사용금액에 대하여는 '신용카드 등 사용금액에 대한 소득공제'를 적용할 수 없는 것이다.

(8) 유료주차장 이용시

유료주차장 이용 대가도 주차장업 용역공급을 받은 것으로 보아 건당 5만원 초과에 대해 세금계산서를 발행해야 하나, 국가 및 지자체와의 거래에 있어서는 적격지출증빙수취하지 아니하여도 증빙불비가산세를 부담하지 않는다. 또한 연매출 4,800만원 이하의 간이사업자라면 영수증도 가능하나 건당 5만원 미만으로 지출해야 한다.

(9) 고속도로 통행료

고속도로 통행료도 일반비용으로 5만원 초과지출시 세금계산서 등 적격증빙을 수취하여야 한다.

따라서 5만원이 넘는다면 신용카드 등으로 구입해야 한다. 만일 차속에서 위험하여 톨게이트에서 신용카드 구입이 힘들다면 은행 등 금융기관을 통해 구입하게 되면 적격증빙수취의무가 면제되며, 영수증만으로도 충분하다.

*세금처리

임원이나 사용인의 국내출장 및 국외출장과 관련하여 지급하는 여비는 당해 법인의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에한하여 비용으로 인정하며, 초과되는 부분은 당해 임원 또는 사용인의 급여로 처리를 한다. 따라서 법인의 업무수행상 필요하다고 인정되는 범위안에서 지급규정/사규 등의 합리적 기준에 의해 계산을 하고 거래증빙과 객관적인 자료에 의해 지급사실을 입증해야 함이 원칙이다. 다만, 사회통념상 부득이 하다고 인정되는 범위 내의 비용과 당해 법인의 사규 등 내부통제기능을 감안하여 인정되는 범위내의 지급은 영수증 없이도 출장비 처리가 가능한 것이다. 그러나 지방출장, 해외출장의 경우에 위로금을 지급하거나 친족 등을 동반하는 때에 그 동반자의 여비를 법인이 부담을 하는 경우에는 동 금액은 그 임원 또는 사용인에 대한 급여로 처리한다.