우리가 살아가는 세상에서 인간관계는 무엇보다 중요하다. 개인의 경우에는 일상생활에서 마주치는 수많은 사람들과 인사를 나누거나 또는 특별한 의미가 없는 우정어린 대화를 나눔으로써 그 상대방과 인간관계를 형성하고 친밀한 교분을 쌓을 수 있다. 이는 인사나 대화를 나눔으로써 상호간에 마음의 벽을 허물고 경계심도 사라지게 하기 때문이다. 기업의 경우도 개인의 경우와 별로 다를 게 없다. 즉, 기업도 내부적으로는 개인들간의 조직체인 것이고, 외부적으로는 기업과 기업간에 다양한 상호 관심분야에서 협력해야 하며, 영업활동이나 이익추구를 위해 사교적이거나 의례적인 인사를 하게 마련이기에 이를 위해 문서의 작성이 필요하다.

따라서 상호간에 인간관계를 원활하게 하고 결과적으로 비즈니스를 성공적으로 이끄는 유용한 도구로서 인사글이 이용되어진다. 일반적으로 인사글은 자신의 개인상황이나 기업사정을 관련 거래상대방에게 알림으로써 상호간의 원만한 이해를 증진시키고, 앞으로 교제가 더욱 친밀하고 가까워지기를 바라는 마음으로 작성되어진다.

1. 인사글 작성하기

현대에 살고 있는 우리들은 간편하고 빠르게 문서를 작성하기를 바란다. 어쩌면 격식이나 형식에 얽매이지 않고 손쉽게 하고 싶지만 상대방에게 보내지는 문서는 우선적으로 문서를 받을 입장도 생각해야 한다. 특히 기업활동과 관련해서 문서는 그 기업의 얼굴이고 특정한 사항의 입장을 밝히는 도구임을 보면 문서를 작성할 때 신중을 기할 수밖에 없다.

인사글은 대체적으로 형식상 결기승(結起承)의 원칙에 따르고 있다. 먼저 첫머리에 계절인사 및 인사내용을 미리 밝히고 경과과정이나 이유설명 등은 꼭 필요한 경우 이외에는 너무 장황하게 하지 않도록 하여야 한다.    그리고 인사글은 의례적으로 작성하는 문서 중에서 중요한 역할을 하므로 용어의 사용에서 신중을 기하고 정중하고 성의있는 표현을 쓰는데 더한층 관심을 기울여야 한다.

2. 이런 점을 주의하면 좋은 인사글 만든다.

◆인사글은 간결하고 품위있게 작성한다.

글을 쓸 때 자신의 해박한 지식을 자랑이라도 하듯 너무 현학적이고 어려운 전문용어나 한자를 사용하여 문서를 작성하는 사례가 종종 있다. 그러나 인사글은 이런 표현들이 적절하다고 할 수 없으며, 격식을 갖추기 위해서 예로부터 내려오는 관용적인 표현들 외에는 어렵고 난해한 용어나 표현들은 사용하지 않는 것이 좋다.

현대사회의 다양하고 복잡한 생활환경은 보다 편리하고 단순하며 쉬운 것을 요구하고 있다. 그래서 문서작성에서도 평이한 표현으로서 명료한 의사전달을 가져올 수 있는 간결하고 이해하기 쉬운 표현이 필요하다.  따라서 간결하며 격조있는 문장은 난해한 용어나 현학적인 표현이 아닌  일상적인 용어를 사용하여 상대방의 입장을 고려한 예의있는 문장이 곧 품위있고 고상한 문장이 될 것이다.

◆인사글은 보내는 시점이 중요하다

인사글은 문서를 받아보는 상대방이 이를 소중히 생각할 때 보내져야 한다. 특히 계절에 맞게 보내는 인사글이나 축하인사, 위문인사글 등은 문서를 보내야 할 시기를 놓치면 여간 낭패가 아닐 수 없다. 따라서 업무처리를 위한 문서가 그 안건을 처리해야 할 기간이 정해진 것처럼 인사글에 있어서도 쓰이는 문서의 목적에 따라 적정한 시기를 정하고 그 시기를 놓치지 않도록 관련 담당자는 항시 유념하여야 한다.  

◆예의를 갖춘 성의있는 인사글이어야 한다

인사글은 무엇보다도 문서를 받는 상대방에 어울리는 예의를 갖추어야 한다. 이것은 단순히 문장표현을 정중하게 해야 한다는 것이 아니라 문서전체의 내용흐름에서 세밀한 배려가 필요하다는 것을 의미하는 것이다.  인사글이 업무처리를 위한 사무적 문서가 아니므로 업무 능률성을 요구하지 않는다. 따라서 문장표현이 쉽고 어려운 것을 떠나 관용구나 의례에 따르는 것이 중요하다. 또한 문서를 받는 상대방이 보내는 사람의 정성을 느낄 수 있게 성의를 다한 문서가 되도록 노력하여야 한다. 아무리 정중한 말과 미사어구로 꾸며져 있더라도 성의가 없이 쓰여졌다면 문서를 받는 상대방은 불쾌할 것이다.