회사사옥이나 공장증설, 점포신축 등을 거래관계자에게 알리는 경우에는 그 동안의 관심과 성원에 감사하고 신축낙성을 이루게 된 것이 오직 여러분의 덕분임을 강조하여 기업이라는 공적인 입장에 서서 정중하면서도 품위있는 표현으로서 인사하는 것이 바람직하다.

기업의 신사옥 이전이나 점포의 개장 등은 거래관계 상대방에게 구체적인 내용을 전달하고자 하는 문서이기 때문에 정확하고 상세하게 설명하여야 한다. 특히 주요통지내용인 이전일자, 이전주소, 변경된 전화번호, 약도 업무개시일자 등을 명확하고 알기 쉽게 기록하도록 한다. 그리고 사옥이전이나 개장으로 인하여 더욱 새로운 마음으로 의욕적으로 고객서비스나 사업활동을 한다는 결의를 보이는 문서가 되도록 하는 것이 바람직하다.  

더욱이 사무실의 협소나 사옥건물의 노후화, 구점포의 공간협소나 주차공간의 부족, 공사중 임시사무소나 임시점포의 이용시 불편 등에 대하여 고객에게 불편을 끼친 것에 대해 양해를 구하는 문구를 넣도록 하며, 새로이 이전한 사옥이나 개장점포는 이전에 비해 훨씬 훌륭하고 고객에게 한점의 불편도 끼치지 않을 것이라는 내용으로 입지조건이나 신축건물 상황을 설명하도록 한다.