1. 공문서 작성 원칙

(1) 정확성

· 6하 원칙에 의하여 정확하게 작성한다.

· 애매 모호한 표현이나 과장된 표현은 피한다.

(2) 신속성

· 문장은 짧게 끊어서 쓴다.

· 복잡한 내용은 결론을 먼저 내고 이유는 뒤에 설명한다.

(3) 용이성

· 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용한다.

· 문서 1건의 내용은 1매에 끝나도록 하는 것이 좋다.

(4) 경제성

· 문서 용지의 크기나 종이의 질을 통일한다.

· 문서의 양식을 통일한다.

2. 공문서의 용지 규정

(1) 용지 크기

· 특별한 사유가 없는 한 A4(가로 210mm × 세로 297mm) 용지를 사용한다.

(2) 용지 색깔

· 특별한 사유가 없는 한 흰색으로 한다.

(3) 용지 여백

· 기본적으로 위쪽 3cm, 왼쪽 2cm, 오른쪽 및 아래쪽 1.5cm이다.

(4) 글자 색깔

· 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다.

· 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

3. 공문서 표기 방법

(1) 용어 표기

· 한글 맞춤법에 의해 표준말 가로쓰기를 한다.

· 한글로 작성하되 올바른 뜻을 전달하기 위해 필요한 경우에 괄호 안에 한자나 외국어를 넣어 쓸 수 있다.

(2) 숫자 표기

· 특별한 사유가 없는 한 아라비아 숫자를 사용한다.

(3) 날짜 표기

· 아라비아 숫자로 표기한다.

· 연, 월, 일의 글자는 생략하고 온점(.)을 찍어 표기한다.(예, 2000년 2월 11일 → 2000. 2. 11)

(4) 시각 표기

· 24시각제에 따라 숫자로 표기한다.

· 시, 분의 글자는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 구분한다.(예, 오후 2시 25분 → 14:25)

(5) 금액 표기

· 아라비아 숫자로 표기한다.

· 변조의 위험을 막기 위해서 괄호 안에 한글로 기재한다.(예, 금 1,234,123원(금 일백이십삼만사천일백이십삼원)

4. 공문서의 항목 구분

5. 공문서의 "끝"표시

(1) 첨부물이 없이 본문이 끝났을 때

본문의 내용이 끝나는 지점에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.

(2) 첨부물이 있을 때

· 첨부물의 내용이 끝나는 지점에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.

(3) 본문 또는 첨부물의 내용이 오른쪽 한계선에서 끝났을 때

· 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.

(4) 표의 중간에서 기재사항이 끝났을 때

· 기재사항이 끝난 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표기한다.

(5) 기재사항이 표의 마지막 칸까지 작성된 경우

· 표의 바깥 다음 줄 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝"자 표기를 한다.

×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함)

(6) 표 내용 중간에 기재사항이 없는 경우

· 빈 칸은 붙임표(-)를 기재하고 마지막 칸의 기입 여부에 따라 위에서 말한 대로 "끝"자 표기를 한다.

×끝. ("×"는 1자(2타)를 의미함)

6. 공문서의 면 표시

· 작성한 문서가 2장 이상일 때 문서의 중앙에 전체 면수와 그 면의 해당 일련번호를 붙임표(-)로 이어서 기입한다.

· 첨부물의 면 표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체 면수는 생략하고 해당면의 일련번호를 기입한다.

· 문건별 면 표시는 중앙 하단에 문서철 단위 면 표시는 우측 하단에 표기

· 양면 기재된 문서는 양면 모두 표시

· 기록물철의 면 표시는 편철 순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호를 표기

7. 공문서의 수정

(1) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우

· 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 수정하는 글자 중앙에 두 선을 긋고 삭제 또는 수정한다.

· 삭제 또는 수정한 사람이 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인한다.

(2) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 경우

· 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.

(3) 시행문 내용을 삭제 또는 수정한 경우

· 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자수를 표시하고 관인으로 날인한다.

(4) 전자문서일 경우

· 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정 전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 이를 보존한다.

8. 문서의 간인

· 간인은 2장 이상으로 작성된 중요한 문서의 앞장의 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다.

· 간인을 하는 경우 : 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률 관계의 증명에 관계되는 문서, 허가 및 인가 그리고 등록 등에 관계되는 문서, 기타 결재권자가 중요하다고 인정되는 문서