우리가 계약이라고 하면 두 사람이상의 당사자가 청약과 승낙이라는 자유로운 의사표시에 의해 성립되어지는 것으로 반드시 서류만으로 이루어지는 것이 아니고 구두약속만으로도 그 계약은 성립하고 법률상 유효하다. 하지만 구두약속은 시간이 지남에 따라 잊혀질 수 있고 처음의 생각과 다를 수가 있으므로 그 당시의 계약내용을 증명할 방법이 없기 때문에 중요한 사항일수록 반드시 계약서를 작성하여 그 증거로 남겨두어야 한다.

1. 계약의 내용을 알리는 표제를 먼저 작성한다.

계약서의 상단에 계약의 내용을 한 번에 파악할 수 있도록 기재하는 제목인 표제를 먼저 쓴다. 예를 들어“차용증서”,“부동산임대계약서”,“기계설비양도계약서”,“약정서”등의 이름으로 작성하면 된다.

2. 계약당사자를 쓴다

체결하고자 하는 계약이 누구와 누구가 약정하는 계약인지를 나타내는 것으로 당사자의 이름과 주소를 기재하면 되지만, 가능하면 주민등록번호와 전화번호도 기재하도록 하여 만일의 사태에 대비하는 것이 좋다.

3. 계약내용을 명확히 작성한다.

계약의 목적이나 그 계약을 이행하기 위한 사항, 계약이행의 기일 또한 계약불이행의 경우의 처리방법 등을 구체적으로 명확하게 기재하도록 한다. 특히 성명 앞에 계약상의 지위인 매도인, 매수인, 임대인, 임차인 등을 써서 계약내용을 명확하게 한다(예- 매도인 : 홍길동).

계약서의 내용 중에 많은 당사자가 언급되거나 당사자의 이름이 여러번 기재하여야 할 때는 당사자의 지위 다음에 “갑”,“을”등으로 기재하여 편리를 도모하는 게 좋다. 또한 계약이 대리인에 의하여 행하여지는 경우에는 본인을 표시한 다음에 대리인의 성명, 주소를 적고 성명 앞에는 대리인이라고 기재한다.

4. 계약성립을 나타내는 말을 쓴다

계약내용의 앞이나 뒷부분에 계약의 성립을 나타내는 말을 쓰도록 한다. 예를 들어 “매도인과 매수인 사이에 다음과 같이 계약한다 ”와 같이 하면 된다.

5. 계약서의 수 등을 나타내는 말을 쓴다

상호간에 계약한 내용의 계약서를 몇 통 작성하여 누가 보관하는지를 확실히 함으로써 위조를 방지하기 위해서 다음의 문구를 작성한다. 예를  들어“본 계약서2통을 작성하여 각자가 서명날인 후 각1통씩 보관한다” 또는“위 계약조건을 확실히 하고 후일에 증명하기 위해 본계약서를 작성하고 각1통씩 보관한다”등으로 쓰면 된다.

6. 계약성립의 연월일을 쓴다

계약서를 작성한 날짜를 쓰되 연도, 월일을 빠짐없이 쓰도록 한다.

7. 특약사항을 쓴다

계약의 내용이나 특정사항에 따라 상호간에 특별약정에 대한 내용이 있는 경우에는 빠짐없이 기재하도록 한다. 예를 들어 담보책임에 관한 내용이나 특별수선, 하자부분 등의 단서조건을 부치는 경우이다.

8. 계약 당사자의 서명날인을 한다

마지막으로 계약의 당사자가 계약의 성립과 이행을 확인약속하는 것으로 자신이 직접 성명을 적고 도장을 찍는 것이다.