자사와 계속적인 거래가 있었던 경우에는 거래명세서 등 일정한 양식에 의하여 계속적인 거래가 이루어지게 된다. 매입을 위해서는 상대방에게 주문서를 보내고 거래명세서나 납품서를 상대방에게 받는다.

그리고 매입은 계속적인 거래의 경우 구매자의 입장에서는 대다수 재고자산에 속하는 물품이므로 이를 재고수불부 또는 상품재고장 및 매입장과 매입처별 원장 등에 그 입고내역을 기재한다. 또한 이와 관련된 비용을 지불할 경우에는 세금계산서 또는 계산서, 입금표 및 영수증은 필수적으로 수취해야 한다.

예를 들어 (주)와우폼 지업사에 (주)와이즈드림 출판사가 주문신청서를 작성하여 현금을 주고 산 경우

의 회계처리를 하고, 외상으로 구입을 한 경우에는

구입을 하고 어음을 지급한 경우에는

의 회계처리를 한 후 물품의 입고시 상대방에게

① 공급받는자 보관용 거래명세서나 납품서를 수취한다.

② 공급자 보관용 거래명세서나 납품서에 서명을 하여 운반자에게 돌려준다.

③ 거래명세서의 내역을 매입장 및 매입처 원장에 옮겨 적는다.

④ 거래 물품이 재고자산인 경우에는 재고수불부에 별도로 기재한다.

일시적인 거래관계가 있었던 경우

기업의 비반복적인 거래는 대부분 사소한 사무용품의 구입이 다수를 차지한다. 따라서 주로 소액현금의 지출이 이루어지며, 간이영수증을 수취하여 이를 보관한다.

간단한 매입의 경우에도 세금계산서를 받을 수 있는 경우에는 세금계산서를 받는 것이 좋으나 그것이 여의치 않으면 간이영수증 또는 신용카드매출전표를 첨부하여 둔다. 그리고 동 비용의 지출을 소액현금출납장 또는 현금출납장에 반드시 기재하여 둔다.

구입한 물품의 관리

물품을 구입하고 동 자산이 재고자산이면 재고수불부에 사무용 비품 등 그 사용이 단시일 내에 이루어지는 것이면 비품명세서 등에 그 내역을 기록하여 둔다.

소규모 기업에서는 자사가 가지고 있는 재고자산 등은 그냥 공짜로 생겼는지 알고 방치하거나 낭비하는 경우가 많은 데 이는 잘못된 습관이다.

재고자산도 엄연히 돈을 주고 산 것이고 재고자산의 관리에 따라 기업의 흥망성쇠가 갈릴 수 있다는 점을 명심하고 재고관리에 만전을 기해야 할 것이다.

그리고 관리자는 재고수불부에 따라 재고량을 철저히 파악한 후 재고의 일 또는 월단위 소요량을 산출해 적정한 재고를 보유해야 하며, 재주문 시점을 결정하는 것이 좋다. 과다재고는 곧 기업의 유동성 부족을 가져오고 이는 바로 기업의 부도로 이어질 수 있기 때문이다.

* 주요증빙 : 세금계산서, 신용카드매출전표, 금전등록기영수증, 계산서, 매입장, 매입처원장, 거래명세서, 납품장, 현금출납장, 현금지출장, 현금실사표, 현금일보, 현금조서, 현금명세서, 금전출납부, 보유현금수지일보, 예금기입장, 예금통장, 예금잔액증명서, 재고수불부, 재집계표, 주문신청서, 전표 등

체크포인트

·제품의 구입과 관련해서는 최소한 주문신청서, 거래명세서, 영수증(또는 세금계산서, 계산서), 전표 등은 기업의 규모에 관계없이 보유해야 하며, 매입내역을 집계하기 위한 매입장을 구비하여야 한다. 또한 재고의 관리를 위하여 재고수불부의 철저한 관리가 필요하다.

물품의 구입과 관련하여 그 절차를 간략히 살펴보면

① 주문신청서를 팩스, 통신, 전화 등을 활용하여 신청한다.

② 공급받는자 보관용 거래명세서나 납품서를 수취한다.

③ 공급자 보관용 거래명세서나 납품서에 서명을 하여 운반자에게 돌려준다.

④ 거래명세서의 내역을 매입장 및 매입처 원장에 옮겨 적는다.

⑤ 거래 물품이 재고자산인 경우에는 재고수불부에 별도로 기재한다.

· 거래명세서, 입금표 등 장부의 일련번호가 계속 이어지고 있는가?

· 매입내역이 매입장 또는 다른 집계표와 일치하는가?

· 자사의 매입장과 상대방의 매출장의 거래내역 및 금액이 일치하는가?

· 매입과 관련하여 지급한 어음 등을 잘 관리하고 있는가?