문안 작성 요령

기업활동에서 모든 명령이나 보고는 원칙적으로 문안에 의해 시행된다. ‘시테크' 개념이 도입됨에 따라 가능하면 문안을 줄이는 추세라고 하지만 여전히 모든 업무는 문안을 보내고 문안을 받음으로써 일이 시작되며 결과를 문안에 의해 제출하고 그것이 승인됨으로써 한 가지 업무가 끝난다.

그러나 회사 내부 문안의 역할이 명령과 보고에만 있는 것은 아니다. 조직 내에서의 원활한 커뮤니케이션과 각 부서간의 조정과 연락에도 중요한 역할을 한다.

회사 내부 문안은 의례적이거나 사교적인 표현이 필요한 사외문과는 달리 실질적이고 간결하게 작성해야 한다. 같은 조직 내에서 일과 관련하여 주고 받는 문서이므로 그만큼 효율성이 요구되기 때문이다. 단적으로 말해 사내문 작성은 문장의 개념보다는 메모를 하듯이 필요한 사항만을 조목조목 간결하게 써야 한다.

기업조직이 방대하면 조직 내부의 명령이나 지시, 보고 등 수많은 사내 문안이 동일한 내용이나 문장으로 여러 차례 반복 사용되는 경우가 많다. 그러므로 사용 빈도가 높은 문안은 업무 능률의 향상을 위해 양식화해 두는 것이 바람직하다.

회사 내부 문안은 사내 조직의 상부에서 하부, 하부에서 상부, 부서에서 부서간에 지시·명령·보고·제안·연락·의사전달의 기능과 함계 기업활동을 기록?보관하는 기능을 가진다.

▷▶   회사 내부 문안 작성 요령

① 알기 쉽고 정확한 문장으로 작성한다.

② 결론부터 기술한다.

  - 형식이나 의례보다 실용적인 면이 중시되는 만큼 결론을 먼저 쓰고 그 다음에 이해를 촉구하기 위한 주변 상황이나 사정, 그런 결론에 이르게 된 경과 등을 언급한다.

③ 읽기 쉽고 내용이 무엇인지 이해하기 쉽게 작성한다

④ 해당 관련 부서와 책임자, 업무진행 경로, 수신자, 결재라인 등을 정확하게 하여 작성한다.

1. 지시·명령 문안

조직의 상부에서 하부로 명령을 전달하기 위한 문안이므로 구속력을 지니게 된다.

일반적인 사내 문안과 같이 조목별로 간결하고 명확하게 작성한다.

2. 품의·제안·보고 문안

① 문제점을 정확하게 파악하고 개선해야 할 점을 구체적으로 제시한다.

② 서두에 결재를 원하는 사항인지 여부를 표시한다.

③ 반드시 그 목적을 명시하고 실행에 따라 예상되는 장?단점을 쓴다.

④ 문제점을 분석하고 구체적인 해결책을 제시한다.

⑤ 한눈에 파악할 수 있는 구체적인 자료를 첨부한다.

⑥ 도움이 될 만한 참고자료가 있으면 반드시 첨부한다.

3. 연락을 위한 문안

조직이나 부문간의 커뮤니케이션을 긴밀하게 하는 것이 연락문이다.

① 문안 내용을 잘 알 수 있는 제목을 골라 크게 쓴다.

② 문서번호, 발신일자, 수신처(수신자), 발신처(발신자)를 명기한다.

③ 내용은 조목별로 짧고 간결하게 작성하고 결론부터 쓴다.

④ 회신이 필요하면 반드시 담당자를 명기한다.

⑤ 연월일시(요일, 오전, 오후 등을 분명하게), 장소, 의제 등을 명확하게 한다. 첨부 자료가 있으면 함께 명시한다.

4. 의뢰·조회문안

① 같은 조직간이라 하더라도 업무 협조를 요청하는 것인 만큼 사외로 보내는 문안처럼 나름대로 예의를 지키는 것이 바람직하다.

② 요청한 내용에 대해 다시 문의해 오는 일이 없도록 핵심을 정확하고 구체적으로 언급해야 한다.

③ 일방적인 느낌을 주지 않도록 표현에 유의한다.

④ 부탁하는 일인 만큼 상대방의 업무를 충분히 고려하여 회신을 요청한다.