행사 관련 문안은 평소 친분이나 거래관계를 유지하고 있는 상대(사람 또는 조직)끼리 관계 유지에 대한 표시로서 주고 받는 것이며 한마디로 인사문의 형식을 띠게 된다. 즉, 현재의 관계를 유지하면서 미래의 비즈니스를 더욱 성공시키기 위한 '보험'과 같은 의미를 지닌다.

  업무에 쫒겨 좀처럼 만날 기회는 없지만 그런 인사만으로도 만나지 못하는 시간을 효과적으로 대리해 주는 것이다. 그러므로 행사 관련 문안은 거래 관계에 있는 기업간의 커뮤니케이션을 위한 다리로서 나름대로 중요한 역할을 한다. 따라서 어느 정도의 격식을 갖춰 정성스럽게 작성하지 않으면 오히려 '예의도 모른다'는 말을 듣게 된다. 기업간의 관계는 개인간의 관계와 다르지만 기업간의 인사문이란 그런 성격이라고 이해하면 될 것이다.

  ▷▶ 평이하지만 품격이 있는 문장으로

  개인에게 서한을 보낼 때도 나름대로 예절을 지켜야 하지만, 특히 거래 관계에 있는 기업에 보낼 경우에는 보다 신경을 써야 한다. 문서는 회사의 얼굴이나 다름없기 때문이다. 성의 없는 문장으로 써서 보내게 되면 이미지가 흐려져 비즈니스 관계에 좋지 않은 영향을 줄 수도 있다.

  무엇보다 문장에 품격이 있어야 한다. 그렇다고 해서 시종 딱딱한 한문투의 문장으로 쓰라는 말은 아니다. 한문투의 문장은 인사문으로서 묵직한 느낌을 주기는 하겠지만 그것으로서 품격이 있는 문장이라고 할 수는 없는 것이다. 오늘날 비즈니스 사회의 중추를 차지하고 있는 한글세대에게 그런 표현은 진부한 느낌을 줄 우려마저 있다.

  말이나 문장은 그 시대의 문화와 밀접한 관계를 지닌다. 무조건 시대의 풍조만 좇는 것도 문제지만 그렇다고 그것을 완전히 무시한 채 과거의 관습에만 얽매이는 것도 바른 자세는 아닌 것이다.

  현대사회는 모든 부문에서 효율성을 추구한다. 무거운 것보다는 가벼운 것을 좋아하고, 어려운 것보다는 평이하고 이해하기 쉬운 것을 찾는다. 어려운 한자를 많이 사용하거나 현학적 표현을 쓴다고 해서 좋은 문장이 되는 것은 절대 아니다. 일상적인 표현으로도 얼마든지 품격이 있는 문장을 작성할 수 있다.

  ▷▶ 가능하면 형식을 존중한다

  인사문이기 때문에 어느 정도의 형식을 따르는 것이 좋다. 물론 그런 형식이 정해져 있는 것은 아니고 꼭 지켜야 할 규칙도 아니지만 어차피 상대방에게 호감을 주는 것이 목적이니만큼 내용은 비록 평이하더라도 정중한 느낌이 전해질 수 있도록 형식을 따르는 것이 무방하다.

  또한 회사 이름만 쓰지 말고 대표자나 담당자의 이름을 쓰는 것이 신뢰감을 준다. 그리고 초대장의 경우, 때에 따라 참석 여부에 대한 반신 엽서를 보내게 되는데, 이때 반신용 엽서에 이쪽을 '귀하'라 표현해서는 안 된다. 또한 조잡한 약도를 첨부하여 애써 만든 초대장의 품격을 떨어뜨리는 일도 없도록 해야 할 것이다.

  계절에 따른 인사장이나 축하 인사장의 경우 타이밍을 놓치지 말아야 하는것은 기본이다. 위문 서신에는 건성이 아닌 세심한 마음의 표시가 담겨 있어야 하며, 소개장의 경우는 책임 소재가 분명해야 한다. 아울러 수신처와 수신자의 명칭을 정확하게 기재하는 등 모든 면에 세밀하게 주의를 기울여 예의에 벗어나지 않도록 하는 것이 중요하다.

1. 인사장

  전화나 팩시밀리 등으로 업무를 처리하는 시대라고는 하지만 인사장만은 그렇게 처리할 수는 없다. 의례적이긴 하지만 인사장은 비즈니스상 빈번하게 교환되는 것으로 업무 추진에서는 물론이고 인간 관계에 있어서도 영향을 미칠 수 있다. 인사장을 보내는 이유는 여러 가지가 있겠지만 주목적이 회사나 개인의 상황을 관련처에 알림으로써 앞으로의 관계를 더욱 공고히 하려는 취지에서 보내는 것이므로 작성에 매우 세심한 배려가 요구된다.

  예를 들어 개업 인사장에는 관련업계의 도움과 가르침을 바란다는 점을 강조해야 할 뿐만 아니라, 사회적 신뢰도를 구축하려는 의도도 들어가야 한다. 임원 교체의 인사장은 단지 이·취임을 알리는 데 그치는 것이 아니라 인사와 함께 앞으로의 지원을 요망한다는 점을 전달하는 데 중점을 두어야 한다. 그리고 기업의 공적 입장에 맞추어 표현도 정중하고 상황에 맞는 격조 있는 문장이 요구된다.

  ▷▶ 인사장을 보낼 때 유의점

  ① 정중한 용어를 선택한다

  용어 사용을 젊은 사람들의 어법으로 사용하게 되면 오히려 건방지다는 인상을 줄 수도 있다. 용어 사용만 제대로 해도 정중하고 성의 있는 표현의 문장을 작성할 수 있다.

  ② 기존 형식을 존중하여 작성한다

  격식을 갖춘 예전의 서한문을 참조하면 별 무리가 없을 것이다. 물론 요즘 젊은 세대들은 그런 문장을 시대에 뒤떨어진 것이라 생각할 수도 있다. 그러나 형식을 너무 소홀히 하면 예절을 모른다는 인상을 심어주게 되어 기업 이미지도 나빠지게 된다.

  ③ 핵심을 명확히 한다

  무엇을 말하는 것인지 잘 알 수 없을 정도로 내용이 애매하면 상대방에게 아무런 메시지도 전달할 수 없다. 용건과 취지를 확실하고도 알기 쉽게 표현하는 것이 중요하다.

2. 초대장

  초대장은 행사에 참석하게 만드는 것이 중요하므로 행사의 목적, 의의를 명확히 하면서도 강요하는 인상을 주지 않도록 정중한 표현의 문장이 되도록 하는 것이 중요하다.

  ▷▶   초대장 작성시 유의점

  ① 행사 제목과 목적을 간단 명료하게 기재한다.

  ② 일시(시작과 종료시간)와 장소(안내도, 교통편, 전화번호)를 정확하게 기입하고, 시간에는 반드시 오전, 오후를 명시한다.

  ③ 회비가 필요한 경우에는 그 점을 명확하게 기재한다.

  ④ 옥외행사일 경우 우천시 행사 개최에 대한 여부, 복장, 주차장의 유무 등에 대해서도 상세하게 언급한다.

  ⑤ 원칙적으로 2주 전에 상대방이 받을 수 있도록 발송한다. 늦어도 열흘 정도의 여유는 있어야 한다.

  ⑥ 특정인을 초대할 경우 반드시 출석 여부에 대한 반신용 엽서를 동봉한다.

  ⑦ '1문서 1건주의' 원칙을 지킨다.

  사람들이 많이 모이는 장소이므로 비즈니스와 관련된 내용도 포함시키고 싶겠지만 어디까지나 평소 보내준 성원에 대한 감사를 표시하는데 그쳐야 한다.

3. 안내장

  통지와 의례의 성격을 동시에 갖추고 있는 안내장은 특정인에게 참석을 간청하는 초대장과는 다르다. 받는 사람이 한번 가보고 싶다는 마음을 불러일으키는 것이 첫째 목적이다. 그러므로 통지와 의례의 성격을 동시에 충족시킬 수 있는 알기 쉽고 감각적인 문안으로 작성하는 것이 효과적이다. 안내문도 상황과 내용에 따라 그 형식이 달라지겠지만 공통적으로 다음의 사항에 유의하여 작성하면 된다.

  ① 행사 내용 등은 수신자가 한 눈에 호감을 가질 수 있도록 매력적인 문장으로 다듬는 것이 좋다.

  ② 수신자의 연령과 성향을 감안하여 용어를 사용하되 명확하고 간결하게 쓴다.

  ③ 행사일정, 장소, 내용 등은 따로 첨부해도 좋고, 서체를 달리 하거나 여러 가지 색깔을 사용하면 참신한 느낌을 줄 수 있다.

4. 축하서한

  한마디로 말해 상대방의 경사에 대해 축하의 뜻을 전하는 가장 의례적인 서한이다.

  ▷▶   축하서한 작성시 유의점

  ① 먼저 경사를 맞은 상대방의 표의가 있은 뒤에 보낸다. 그리고 사실을 확인하고 난 후에는 시간을 지체하지 말고 즉시 보낸다.

  ② 상대방의 성과나 업적에 대한 축하인 만큼 용어를 잘 선택해야 한다. 축하 표현이 너무 지나치면 빈정대는 느낌을 줄 수도 있다.

  ③ 편지처럼 하고 싶은 말을 다 적어 보내는 것은 아니므로 마음에서 우러나오는 축하 메시지를 간략하게, 그리고 반드시 자필로 쓰도록 한다.

  ④ 선물을 보낼 경우에는 서한 말미에 간단히 언급하는 것이 좋다.

  ⑤ 경사를 맞은 상대방이 윗사람인 경우 평가나 예측에 관한 말은 결례가 된다. 예를 들면, "○○○ 부장님의 능력에 비추어 어쩌면 때늦은……"이라든가 "이런 날이 올 것이라 믿고……" 같은 표현 등이다.

  ⑥ 불길한 느낌을 주는 단어는 절대로 사용하지 말아야 한다.

  ⑦ 축하서한에서는 으레 '축하합니다'라는 말을 쓴다. 그러나 역설적으로 그런 표현을 사용하지 않고 축하문을 쓸 수 있다면 상대방에게 깊은 인상을 심어줄 것이다.

5. 위문·조문서한

  상대방이 당한 재난이나 불행을 위문하고 격려하기 위한 것이 목적이므로 작성할 때 가장 세심한 주의를 요하는 서한이다. 재난이나 질병, 부상, 사망 등은 모두가 돌발적으로 발생하는 사고이므로 시기를 놓치지 말고 보내는 것이 무엇보다 중요하다. 만약 사업상 중요한 관계를 유지하고 있는 기업이나 관계자가 사고를 당했을 경우 시간이 많이 흐른 후에 서한을 보낸다면 효과는 고사하고 무성의함에 오히려 반감을 사게 될 것이다.  

  위문서한 작성은 적절한 용어를 선택하여 간결하게 쓰는 것이 좋다. 염려스러움이 지나친 특별한 표현은 피하는 것이 바람직하다. 특히 인사말은 위문서한에 맞지 않다.

  조문서한도 당연히 자필로 써야 한다. 그리고 '서거', '사망' 등 직접적인 표현은 삼가해야 한다. 유족에 대한 위로와 격려의 말은 기본이며, 아울러 고인으로부터 얼마나 많은 신세를 졌는가를 표현하는 것도 바람직하다.

6. 감사서한

  감사서한은 도움을 준 상대방에 대한 감사 표시나 축하, 위문에 대한 답례로 쓰는 것이다. 그러므로 조직 차원에서 보다는 개인적인 사의를 앞세우는 문안이 요구된다.

  ▷▶   감사문안 작성시 유의점

  ① 상대방으로부터 도움을 받으면 시기를 놓치지 말고 곧바로 감사서신을 보낸다.

  ② 도움을 받은 일이 여러 가지일 경우라도 사항에 따라 따로따로 서한을 보내는 것이 바람직하다.

  ③ 소개나 추천, 그리고 재해, 질병 등에 대한 위문을 받았을 경우에는 그 뒤의 경과와 결과를 알려주는 것이 예의이다. 특히 우리나라 사람들은 이런 점에 무신경하다.