회사 내부적으로 결정된 사항을 외부적으로 공포하기 위해서는 일반적으로 통지 형식으로 거래당사자에게 보내지게 마련이다. 하지만 업무처리를 위한 구체적인 사항이 아니고 관련기관이나 유대관계를 맺고 있는 업계에 이에 대한 이해와 협조를 요청하기 위해 보내지는 문서는 인사글로 하게 된다.

그래서 문서작성시에는 내부적으로 결정된 사항의 당위성을 간결히 설명하고 이와 부수하여 어떠한 효과가 있는지에 대해서도 언급할 필요가 있다. 지점폐쇄 결정 등은 파급효과가 크기 때문에 종전과 변함없이 이용에 불편이 없을 것이라는 것을 강조할 필요가 있으며, 기존의 업무를 인수하는 장소를 구체적으로 기재하여 고객들이 번거로워 하지 않도록 할 필요가 있다.

또한 합병이나 회사 상호를 바꾸는 경우에는 관련 거래처 뿐만 아니라 모든 고객에게 까지도 영향을 미치므로 더욱 세밀히 준비할 필요가 있으므로 신문 지면을 빌어 게재하는 방법도 검토해 봄직하며, 덧붙여 인사글에도 이와 같은 결정을 하게된 연유에 대해 간략히 설명을 하여 고객들의 이해를 구할 수 있도록 개개인에게 발송하는 것도 좋은 방법이다.