사무실을 운영하는데 있어서 사무용품비 이외에 별도로 소요되는 경비로는 수도료, 전기료, 전화세, 컴퓨터통신료, 사무실 임차료 등이 그 대표적인 예라고 할 수 있겠다. 여기서 임차료는 토지, 건물 등의 부동산 또는 기계, 차량 등의 동산을 남에게 빌려 사용하고 지불하는 비용으로 계약을 체결하고 일정기간 사용한다.

임차보증금과 임차료

사무실을 임차하면서 지불하는 비용은 일반적으로 임차보증금과 매월 지급하는 월세이다. 이중 임차보증금은 보증금 계정으로 처리를 하고 월세는 임차료로 처리를 한다.

1. 임차보증금 지급시

사무실을 임차하면서 보증금 2,000만원에 월세 100만원(부가가치세 별도)으로 한 경우

2. 월세지급시

임차료는 매달 한 번 또는 두 번씩 발생하는 정기적인 비용이므로 이에 대해 현금출납장으로 그 내역을 통합하여 기록한다.

그러나 회사의 규모가 커서 그 금액이 크고 건물의 임차료가 여러 군 데인 경우에는 별도의 명세서를 작성 · 비치하는 것도 괜찮은 방법이다.

*주요증빙 : 세금계산서, 신용카드매출전표, 지로영수증, 입금표, 임대차계약서 등

관리비, 주차료, 청소비

관리비라는 항목이 분개에서는 참 애매한 의미가 아닐 수 있다. 왜냐하면 관리비의 의미가 건물주에 따라 다르기 때문이다. 즉 어떤 건물은 평당 관리비라고 하여 주차료, 청소비를 포함한 개념으로 또 어떤 건물주는 주차료, 청소비, 전기료, 수도료 등 월세를 제외한 모든 비용을 관리비라는 용어로 사용을 한다.

1. 전기, 수도료를 제외하고 주차료, 청소비 포함하여 평당 임대료를 받는 경우

월세와 별도로 평당 관리비를 지급하는 경우 주차비와 청소비도 모두 임차료로 처리를 하면 된다.

사무실 30평을 임차하면서 월세와 별도로 매달 주차비와 청소비로 평당 2만원의 관리비를 주는 경우

2. 청소비용, 주차료를 별도로 받는 경우

청소비용 및 주차료를 월세와 별도로 받는 경우 동 비용이 건물주에게 귀속이 되는 경우 이는 임차료로 별도의 용역업체에 귀속이 되는 경우 지급수수료(차량의 경우 차량유지비 처리 가능)로 처리를 한다.

전기료와 수도료

사무실 임차시 전기료와 수도료의 납부방법은 두 가지로 생각해 볼 수 있다. 하나는 건물주가 관리비 징수시 일괄적으로 징수하여 납부를 하는 방법과 다른 하나는 개별적으로 사용량을 알아 개별적으로 납부하는 방법이 있다. 그러나 두 가지 방법 모두 계정과목은 수도광열비로 처리를 하면 되며, 주의할 사항은 수도료는 면세지만 전기료는 과세이므로 부가가치세도 나누어 분개를 해주어야 한다는 점이다.

사무실을 전기료 10만원(부가가치세 별도), 수도료 5만원을 납부하였다.

인테리어, 수선비용

법인이 부동산 등을 임차하여 사용하던 중 임대인이 부담해야 하는 당해 부동산 등의 수선비 등을 대신 부담한 경우에는 임대인의 건물에 대한 자본적 지출로 보아 장기선급비용을 잡고 임차기간 동안 나누어서  임차료로 비용처리를 한다. 그리고 세금계산서를 수수하여 임차인, 임대인 공히 부가가치세 신고를 해야 한다, 반면 건물과 분리되는 별도의 시설(인테리어 등)이면 시설장치(구축물)과목으로 유형자산으로 처리한다. 즉, 건물의 가치를 높이는 수선비가 아닌 내부 인테리어 공사비 등은 임차인이 전용으로 사용하는 것이므로 구축물 등으로 계상한 후 감가상각을 통하여 비용으로 처리한다. 그리고 증빙으로는 세금계산서를 수취하면 된다.

참고적으로 인테리어 공사시 목수 등의 일용근로자를 고용하면서 지급하는 노무비에 대해서는 일당 8만원을 초과하는 금액에 대해서는 원천징수를 해야 하며, 원천징수세액이 없다 하더라도 원천징수이행상황을 신고해야 수입금액에 대응하는 비용으로 인정받을 수 있다.

증빙 등 체크포인트

임차보증금의 지급과 관련해서는 임대차계약서를, 월세 및 관리비, 전기요금에 대하여는 세금계산서를, 기타 비용의 지출액은 10만원 이상인 경우 세금계산서나 계산서를 10만원 미만인 경우 영수증을 수취·보관하면 된다.

·임대차 계약시 유의사항

① 등기부등본 확인

② 계약당사자의 인감확인

③ 보증금과 사무실관리비 항목의 지급방법

④ 계약기간 명시

⑤ 기타 중요사항

·사무실관리비의 지급시 유의사항

① 임대차계약에 의한 금액의 확인

② 임대차계약서에 명시된 지급기일을 준수하여 불필요한 손해배상 청구가 없도록 주의

③ 세금계산서를 받아 반드시 전표에 부착한다.

·선급임차료와 미지급임차료의 처리가 적절히 이루어졌는가?

·임차료와 관련하여 세금계산서를 수령하였는가?

·임차료의 회계처리는 적절한가?

·임차료의 세법상 처리는 적절한가?

·회계규정을 토대로 하여 임차료 지급의 처리절차와 지급승인규정 및 담당자와 책임자의 권한과 책임을 검토한다.

·지급청구서를 기초로 하여 지급이 완료된 것과 미완료분을 검토하고 특히 일자가 경과된 청구서의 미지급원인을 확인한다.