출장 관련 거래분개

교통비는 당일자 업무의 수행을 위하여 근거리 출장비용으로 버스나 택시 등의 이용요금, 주차비 통행료 등을 말하며, 귀사시 실비정산을 해야 한다.

그러나 업무상 필요한 시내교통비와 관련해서는 영수증이나 기타 증빙을 첨부하기가 곤란하므로 소규모 회사의 경우 지하철 패스나 버스카드 등을 경리부에서 구입하여 외출시 사용하도록 하거나, 시내교통비 지급청구서를 외근종료 후 즉시 일자·장소·금액을 정확히 기재 후 서명하여 경리부에 제출하도록 한다.

이 경우 경리부는 패스나 버스카드 구입비를 소액현금출납장 등에 그 내역을 별도로 기재하면 된다.

그리고 식비를 급여에 포함시켜 지급하는 경우에는 외근 중에 식사를 하여 교통비지급명세서에 교통비와 함께 식대를 기재하거나 영수증을 첨부하여 식비를 청구하면 안된다. 이는 식비에 대한 이중지급이 되기 때문이다.

출장경비 지급시 분개

임직원의 출장시 소요되는 비용은 여비교통비로 처리를 한다.

그리고 출장경비를 처리하는 방법으로는

첫째, 출장경비의 지급시 우선 가지급금으로 처리를 한 후 직원이 출장에서 돌아온 시점에 이를 본래의 계정과목으로 대체시키는 방법이다.

둘째, 출장경비의 지급시에는 별도의 회계처리를 하지 않고 출장 직원이 출장 후 해당 증빙의 제출시 회계처리를 하는 방법이다.

1. 10월 1일 총무부 직원이 급한 용무로 부산에 출장을 가게 되어 50만원을 임시로 지불을 한 경우

2. 3박 4일의 출장을 마치고 10월 5일 출근하여 경리부에 지출증빙으로

(1) 교통비 15만원

(2) 식사비 6만원

(3) 거래처 선물비용 5만원

(4) 숙박비 9만원

(5) 잡비 5만원

(6) 반납금액 10만원

첫째방법

1. 출장 출발시점

2. 정산시점

※ 여비교통비 = 교통비 + 숙박비 + 식사비

둘째방법

1. 출장 출발시점

별도의 회계처리 없음

2. 정산시점

증빙 등 체크포인트

1. 시내교통비

임직원의 시내 및 당일 출장에 따른 인근지역의 교통비로서 택시요금, 버스요금 또는 일시주차료 등이 해당된다. 지출결의서 등으로 충분하며, 적격증빙서류는 필요 없다.

2. 국내출장비

법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의하여 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증된 경우에는 소득금액계산상 손금에 산입하는 것이나, 이 경우 당해 사용인이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래건당 10만원 이상의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대하여 지출증빙서류를 수취하지 아니한 경우에는 증빙서류미수취가산세가 적용된다. 그러나 정액으로 지급되는 일비는 적격증빙서류의 대상이 아니다.

3 해외출장비

해외출장비도 항공요금을 제외하고는 회사의 출장비규정에 따라 정액으로 지급되는 것이 실무적인 관행이다. 항공요금은 적격증빙서류의 수취대상이 아니며, 사용인이 업무와 관련한 해외출장시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에는 위 세금계산서 등 지출증빙서류수취대상에서 제외된다. 따라서 해외출장비는 적격증빙의 수취대상이 아니나 회사의 관리목적이라면 다음의 증빙을 수취하면 될 것이다.

가. 항공요금：영수증

나. 현지 숙박비：현지 호텔의 영수증(형식에는 제한 없을 것임)

다. 현지 음식비：현지 음식점의 영수증

라. 여행사의 대행수수료：세금계산서 수취

4. 종업원이 자가운전보조금과 별도로 받은 시외출장비의 근로소득 해당여부

자가운전보조비의 비과세 규정을 보면 첫째, 종업원 소유차량을 종업원이 직접 운전하여 사용자의 업무수행에 이용하고 둘째, 시내출장 등에 소요된 실제여비를 지급받는 대신에 그 소요경비를 당해 사업체의 규칙 등에 의하여 정하여진 지급기준에 따라 지급받는 금액 중 셋째, 월 20만원 이내의 금액(자가운전보조금)을 비과세 하도록 하고 있다.

따라서 둘째 규정에 근거하여 시외출장의 경우 별도의 추가비용지출에 대해서는 증빙을 첨부하는 경우 자가운전보조금과 별도로 비용으로 인정이 가능하고 해당 근로자의 근로소득으로 보지도 않는다.

즉 자가운전보조비 20만원 한도는 시내출장비에 적용되는 한도로 시외출장시에는 예외규정이며, 시외출장의 경우 자가운전보조금을 받고 별도로 차량유지비를 받아도 증빙만 첨부하면 근로소득도 아니고 회사의 비용으로도 인정이 된다.

체크포인트

· 여비교통비는 그 계상요건을 엄격히 적용하지 않으면 종업원의 사용경비를 회사의 비용으로 처리할 가능성이 많으므로 다음과 같은 요건이 충족되는 경우에 한하여 계상하는 것이 바람직하다.

출장 전 : 출장품의서

출장 후 : 출장보고서, 사용영수증 등

· 가지급의 정산은 모두 되었는가?

· 장기 가지급의 경우 그 이유는 타당한가?