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회사규정작성요령

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제1조〔목 적〕

이 규정은 문서의 작성, 처리 및 통제에 관한 사항을 규정하여 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.

제2조〔문서의 종류〕

문서의 종류는 다음과 같다.

1. 규정문서 - 회사의 제반규정에 관한 문서를 말한다.

2. 영달문서 - 행정지시, 인사발령 등 대표이사 또는 이사의 하위부서장 또는 소속직원에게 일정한 사항을 지시 또는 지령하는 문서를 말한다.

3. 공고문서 - 공고, 고시, 광고등 일정한 사항을 직원 또는 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 일반문서 - 전 각호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제3조〔용지의 규격〕

문서의 용지는 도면, 통계표, 증명류, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 백색 16절지를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

제4조〔용지의 여백〕

문서는 용지의 위로부터 3센티, 좌우측과 하부로 부터 각각 2센티의 여백을 두어야 한다.

제5조〔문서의 용어〕

① 문서는 한글로 띄어서 가로 쓰며 표준말을 사용하되 뜻의 전달이 곤란한 것은 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어 쓴다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.

③ 문서에 쓰는 일자는 숫자로 표시하며, 년 월 일의 글자는 생략하고 점 ( . )찍어 구분한다. (예시: 2000년 3월 5일은 2000. 3. 5.로)

④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하며, 시분의 문자는 생략하고 두점( : )을 찍어 구분한다. (예시: 오후 3시 20분은 15:20으로)

제6조〔수 정〕

문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 두선을 긋고, 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.

제7조〔면표시〕

문서가 2장 이상으로 이루어질 때에는 문서의 하부중앙에 총면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.(예시: 총면수 2장임 (매 2-1. 2-2로)

제8조〔요지표시〕

문서의 내용이 복잡할 때에는 결재자의 이해를 돕기 위하여 부전지(별지 제4호서식)에 그 요지를 기록하여 첨부할 수 있다.

제9조〔문서의 구성〕

일반 발신문서는 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문: 기관명, 문서번호, 시행 년월일과 수신으로 구성한다.

2. 본문: 제목 및 내용으로 구성한다.

3. 결문: 발산자명의 및 수신처로 구성한다.

제10조〔분류기호와 문서일련번호〕

① 문서분류기호는 문서보관 및 보존규정의 분류번호를 기입한다.

② 문서번호는 년도별로 일련번호로 한다.

제11조〔수신란의 구분〕

① 수신란은 경유, 수신 및 참조로 구성한다.

② 수신자가 2인 이상일 때에는 수신란에 ‘수신처참조'라 쓰고, 결문에 수신처란을 설정할 수 있다.

제12조〔본 문〕

본문은 제목과 내용으로 구성한다.

1. 제목은 내용을 요약하여 간단명료하게 표현하여야 하며 회신일 경우에는 수신제목과 일치하여야 한다.

2. 내용은 쉬운 말로 간략하게 논리적으로 작성하여야 한다.

제13조〔항목의 구분〕

문서의 내용을 항목으로 세분할 때는 각호의 의한다.

1. 첫째 항목의 구분 1, 2, 3, 4, ………로 한다.

2. 둘째 항목의 구분 가. 나, 다, 라, ……… 로 한다.

3. 셋째 항목의 구분 1), 2), 3), 4), ……… 로 한다.

4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라), ……… 로 한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), ……… 로 한다.

제14조〔끝표시와 첨부의 표시〕

본문이 끝나면 한자 띄우고 ‘끝'자를 쓰며, 첨부물이 있을 때에는 첨부의 표시를 한 다음에 ‘끝'자를 쓴다.

제15조〔발신명의〕

① 회사의 모든 문서는 병원장 명의로 발신한다.

② 각부서 상호간에 수발되는 경미한 업무 연락사항은 각부서장의 명의로 발신한다.

제16조〔직인날인 및 서명〕

① 사령장, 상장 기타 증빙서류에 속하는 문서, 대외로 발신하는 문서에는 직인을 찍고, 부서간에 왕래되는 문서에는 서명을 한다.

② 일시에 많은 문서를 발신할 때에는 직인을 생략할 수 있다.

제17조〔계인 및 간인의 사용〕

① 사령장, 표창장, 감사장, 수료증 및 증명등에는 발행대장에 함께 계인을 날인한다.

② 계약서 기타 중요한 문서에는 그 합철되는 부분에 간인을 날인한다.

제18조〔문서의 접수〕

① 외부로부터 도착하는 문서는 문서주관과(총무과)에서 접수한다.

② 당직자가 받은 문서는 다음날 출근시간 직후에 총무과에 인계한다. 다만, 긴급을 요하는 문서는 즉시 연락하여 처리토록 강구한다.

제19조〔직접수발하는 문서〕

다음 각호의 1에 해당하는 문서는 전조의 규정에 불구하고 주무과에 직접 수발할 수 있다.

1. 협조전

2. 납입고지서, 납부서 및 영수증, 금전물품의 청구서 또는 수령증, 지출에 관한 결의서, 청구서

3. 공사의 청부, 물품의 매매, 대체, 운반 또는 노역의 공급에 관한 견적서 기타 청부인의 제신청서류

4. 회계사무에 속하는 문서(공문서 제외)

제20조〔접수문서의 배포〕

① 문서를 접수한 때에는 문서의 첫면 좌하단에 접수인(별지 제1호 서식)을 찍고 문서접수 대장(별지 제3호 서식)에 기록한 후 주무과에 배포하되 지급문서는 다른 문서에 우선하여 배포한다.

② 접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련된 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 배포한다.

제21조〔문서의 반송〕

① 도착한 문서중 접수할 것이 아닌 문서는 반송하여야 한다.

② 도착한 문서중 형식상 미비사항이 있을 때에는 부전지에 그 뜻을 기록하여 총무과장의 명의로 이를 반송할 수 있으며, 필요에 따라 전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다.

제22조〔기안용지〕

① 기안은 기안용지(별지 제5호 서식)을 사용한다.

② 내부결재를 하는 문서로서 따로 제정된 서식이 있을 때에는 기안용지 대신에 이 서식을 사용한다.

③ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자 성명과 날인을 한다.

제23조〔기 안〕

① 문서의 기안은 계장 이상이 하되 사장이 특히 중요하다고 인정하는 문서의 기안은 과장 이상이 함을 원칙으로 한다.

② 내부보고 또는 내부결재(품의)문서에도 기안용지를 사용할 수 있다. 이 경우에는 제목란에 제목을 쓴 다음 ‘보고' ‘품의'등의 표시를 하여야 한다.

제24조〔대장에 의한 처리〕

계산서, 증명서 교부, 기타 반복되는 단순한 사무에 관한 문서는 별도 기안을 생략하고 그 내용을 대장에 밝히고 사본 1부를 두어 처리할 수 있다.

제25조〔보고의 시행〕

정기보고 또는 1회 보고서로서 제출하는 계산서 통계표, 도표 등의 보고에는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의 란을 설정하고 직인을 날인하고 서명하여 발신할 수 있다.

제26조〔협조 및 합의〕

① 기안문서의 내용이 타부서와의 협조가 필요할 때에는 협조전에 의하거나 기안부서장의 결재가 끝난 후 기안용지의 협조란에 협조서명을 얻어야 한다.

② 회사 예규나 지시에 특별히 명시된 사항에 대하여는 기안부서장의 결재가 끝난 후 기안용지에 합의부서장의 합의를 얻어야 한다.

제27조〔결 재〕

① 기안문서는 순서에 따라 관련 부서장 또는 대표이사의 결재를 받아야 한다. 다만, 최종 결재자가 특히 긴급을 요한다고 인정할 경우에는 그의 결재만으로 문서를 시행하게 할 수 있다.

② 전항의 단서의 규정에 의하여 시행된 문서는 시행후 이를 관계자에게 후결을 얻어야 한다. 후결표시는 후결자의 결재란에 ‘후결'표시를 한다.

제28조〔부결사유의 명시〕

① 기안한 문서의 결재에 있어서 결재자가 그 내용에 관하여 의견을 달리할 때에는 그 사유를 명시하여 재 지시하거나 의견을 붙여야 한다.

② 최종 결재권자가 결재를 부결하고자 할 때에는 그 부결사유를 명시하여야 한다. 이 때 이미 결재된 하위결재자에게 그 부결사유를 통보하여야 한다.

제29조〔결재방법〕

① 결재는 결재자가 소정의 결재란에 서명 또는 날인으로 표시한다.

② 결재에는 결재일자를 표시하며 필요에 따라 시간을 표시할 수 있다.

제30조〔전 결〕

① 전결처리에 관하여는 위임전결규정에 정하는 바에 의한다.

② 전결의 경우에는 전결자가 자기의 서명란에 ‘전결'의 표시를 하고 관련 부서장 또는 대표이사의 결재란에 서명 또는 날인한다.

제31조〔대 결〕

① 정규의 결재자가 출장, 휴가 기타 사고로 부재중일 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며, 대결문서중 내용이 중요한 문서는 정규 결재자의 후결을 받아야 한다.

② 대결의 표시는 대결자가 자기의 서명란에 ‘대결'의 표시를 하고 대리자의 결재란에 서명 또는 날인한다. 다만, 대결의 표시가 곤란한 경우에는 피대리자의 결재란에 ‘대리'의 표시를 하고 결재할 수 있다.

제32조〔후 결〕

① 긴급한 문서로서 사무형편에 의하여 최종 결재자가 결재할 수 없을 때에는 그 최하위자의 결재로서 우선 시행하고 최종 결재자의 후결을 받아야 한다. 다만, 대외문서로서 회사의 권리의무에 관한 문서는 후결에 부칠 수 없다.

② 후결문서는 대결문서와 동일한 효력을 갖는다.

③ 후결의 경우에는 후결자의 결재란에 ‘후결'의 표시를 하고 시행한 후 최종 결재자가 결재할 수 있게 될 때에 즉시 그 결재란에 서명 또는 날인을 받아야 한다.

④ 후결문서를 시행한 후 최종결재자가 결재시에 수정한 때에는 수정 사항을 다시 통보하여야 한다.

제33조〔내규의 형식〕

회사규정 및 회사의 내규는 조문형식에 의하여 작성한다. 다만, 준예규는 일반문서의 형식으로 할 수 있다.

제34조〔영달문서〕

① 인사명령은 임면, 배속, 보직, 승진 및 이동에 관한 명령이며 년도 - 일련번호를 사용한다.

② 일일명령은 근무, 당직등에 관한 명령으로서 년도 - 일련번호를 사용한다.

제35조〔일반문서〕

다음 각호의 일반문서는 별지서식에 의하여 작성한다.

1. 협조전(별지 제4호 서식) : 각부서 상호간의 의견을 교환하거나 협조하고자 하는 사항에 대하여 사용하는 문서를 말한다.

2. 전언통신문(별지 제6호 서식) : 긴급하고 경미한 내용으로서 신속히 전달하고자 할 때에 사용하는 문서를 말하며 전화, 인편 기타 통신방법으로 수발한다.

3. 회람(별지 제7호 서식) : 소속직원에게 주지시켜야 할 지시사항, 공지사항 등을 수록하여 배부하는 문서를 말하며 년도 - 일련번호를 사용한다.

4. 행정연구서(별지 제8호 서식) : 법인 또는 기관업무에 관한 재판문제를 해결하거나 시책에 반영시키기 위하여 대표이사가 소관업무에 관하여 특정한 사항을 조사 연구케 하거나, 직원이 소관업무에 대하여 연구한 사항을 상신하고자 할 때에 사용하는 문서를 말한다.

제36조〔기타문서〕

이 규정에 의한 서식 이외의 문서의 서식에 관하여는 인쇄물 통제 규정에 정하는 바에 의한다.

제37조〔시행문의 작성〕

발신할 문서는 결재를 받은 후 소정의 서식에 따라 시행문을 작성하고 총무과에서 발신한다.

제38조〔문서의 발송〕

① 총무과는 결재가 끝난 기안지에 의해 타자하고, 타자원이 기안지의 정서란에 날인하며, 문서 등 제자가 오자, 탈자를 확인후 기안지의 통제란에 날인한 다음 발송대장(별지 제9호 서식)에 기록하고 문서의 첫면 우하단에 발송인(별지 제2호 서식)을 찍은 후 우편 또는 인편에 의하여 발송한다. 발신자는 기안지의 발송란에 날인한다.

② 시행한 문서의 기안문은 주무과에 반환한다.

제39조〔규정의 공포〕

최종 결재자의 결재를 받은 규정은 기획실에서, 회사내규는 총무과에서 각부서에 시달한다.

제40조〔문서의 통제부서〕

문서의 통제업무는 총무과장이 담당한다.

제41조〔통제요령〕

① 문서통제자는 최종결재가 끝난 후 다음 각호의 사항을 검토하고 기안지의 통제란에 날인한다.

1. 내용의 중복 여부

2. 서식의 규정 또는 지시 위반 여부

3. 결재한계 및 전결구분의 착오 여부

4. 용어상의 탈자, 오자 등 구성상의 미비 여부

5. 각부서와의 협조, 합의여부