제1조〔목  적〕

    이 규정은 인사규정에 의거 종업원의 인사기록 카아드의 서식과 관리절차 등을 정하여 인사관리의 합리화를 기함을 목적으로 한다.

제2조〔인사기록의 종류〕

    종업원 인사기록은 총무부 비치용 인사기록카이드(정본)와 해당부서 비치용 인사기록카아드(부본) (별지 제1호 서식)으로 구분하여 정본을 복사한 부본의 관리?보관은 해당부서의 장이 책임진다.

제3조〔첨부서류〕

    ① 인사기록카아드(정본)에 첨부될 서류는 다음과 같다.

      1. 근무서약서

      2. 이 력 서

      3. 최종학교 졸업증명서

      4. 면허증 또는 자격증 사본

      5. 주민등록표 등본 또는 초본

      6. 채용신체검사서

      7. 재정보증서(금전 및 물자출납자에 한함)

      8. 신원증명서

      9. 경력증명서(해당자에 한함)

      10. 직원채용추천서

      11. 반명함판 사진 2매

    ② 기타 임용권자가 필요하다고 인정하는 인사서류

제4조〔인사기록카아드 작성?보관〕

    ① 인사담당자는 신규채용자에 대하여 제2조에 의한 인사기록카이드 정?부본을 정확히 작성하도록 하여야 한다.

    ② 인사담당자는 작성된 기록을 확인후 인사기록카아드 정본(별지 제1호서식)은 총무부에서 제3조의 첨부서류와 함께 보관하고 인사기록카아드 부본은 해당과 부서장에게 송부한다.

    ③ 모든 인사기록은 관계자 이외에 열람시킬 수 없으며 열쇠로 잠근 캐비넷트에 보관하여야 한다.

    ④ 인사기록카아드를 보관할 책임자인 인사담당자의 교체나 전출시에는 기록관리자란에 관리기간을 마감한다.

제5조〔인사기록카아드의 정리〕

    ① 직원의 신규채용, 승진, 승급, 전보, 부서이동, 강임, 면직, 징계, 포상, 휴직, 복직 직위해제, 국내외훈련, 국외출장, 파견, 교육훈련 등이 있을때 인사담당자는 지체없이 이를 당해 직원의 인사기록카아드에 기록하고 날인하여야 한다.

    ② 인사기록카이드의 기재요령은 다음과 같다.

     1. 입사전 경력란: 기입할 난이 부족시에는 중요경력만 기입한다.

     2. 주거란: 본가의 주거사항을 기입하며, 기숙사나 하숙에 대하여는 기입하지 아니한다.

     3. 병역란: 예비군, 동원예비군, 민방위의 해당란에 의무연한이 완료되는 연도를 기입한다.

     4. 가족사항란: 직계존비속 또는 부양가족을 기입하며, 미혼시에는 동거가족에 대하여 기입한다.

     5. 근속기간란: 입사전 최초의 연도 및 연령을 기입하고 근속 만 1,2,3년 …… 이 되는 란에 기입해 나간다.

제6조〔인사기록 기재사항의 변경〕

    ① 본적, 현주소, 학력, 병역, 자격?면허, 가족사항 등이 변경되었거나 정당한 사유가 있는 기재사항 점검을 요구하는 직원은 증빙서류를 갖추어 소속기관의 장에게 신상이동 신고서(별지 제2호 서식)를 제출하여야 한다.

    ② 전1항의 신고서에 정당한 사유가 있다고 판단될 때에 총무과장은 보관중인 인사기록 기재사항을 변경?정정하고 그 내용을 해당부서의 장에게 통보하여 인사기록 부본을 변경?정정하도록 한다.

제7조〔인사기록카아드의 재작성〕

    인사기록카아드가 훼손 또는 망실시에는 해당부서의 장은 인사기록훼손 (망)실보고(별지 제3호서식)를 총무부에 제출하고 인사기록카아드 정본은 복사한다.

제8조〔퇴직자의 인사기록카아드〕

    직원이 퇴직할 시 인사기록카아드의 퇴직란에 소정사항을 기록정리 후  총무과에서 재직자와 별도로 계속 보관한다.

부  칙

               이 규정은 ○○년 ○○월 ○○일부터 시행한다.