제1조〔목 적〕
이 규정은 문서처리규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기하는데 있다.
제2조〔용어의 정의〕
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. 보관 … 문서의 처리 완결후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
2. 보존 … 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
3. 이관 … 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관부서에 인계하는 것을 말하다.
4. 문서보관 주관과 … 문서보관을 담당하는 부서는 총무과가 담당한다. 다만, 특정한 문서로서 지정된 것은 특정부서에서 보관할 수 있다.
제3조〔보존기간〕
① 문서의 보존기간은 다음 7종으로 구분한다.
1. 연구보존
2. 10년 보존
3. 5년 보존
4. 3년 보존
5. 2년 보존
6. 1년 보존
7. 연말파기
② 문서보존기간의 종별 책정기준은 ‘별표 1'과 같다.
제4조〔보존기간의 변경〕
각 문서 보존부서의 장은 매분기말 전조의 규정에 의하여 보조기간이 정하여진 문서를 검토하고 보존기간을 연장, 단축할 필요가 있을 때에는 총무부장의 승인을 얻어 보존기관을 변경할 수 있다.
제5조〔기 산〕
보존기간은 처리완결된 익년 1월 1일부터 기산한다.
제6조〔분 류〕
① 처리완결된 문서는 기능별 10진 분류방법에 따라 분류한다.
② 전항의 규정에 의한 분류기준은 ‘별표 1'과 같다.
제7조〔일건철〕
문서는 매 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 일건으로 합철한다.
제8조〔보관철의 사용〕
① 일건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(별지 제1호 서식) 또는 홀다(별지 제2호 서식)를 사용한다.
② 한 보관철내의 문서량은 두께 6센치미터를 기준함을 원칙으로 한다.
제9조〔보관철 설정원칙〕
보관철의 설정은 문서분류기준으로서의 기능별로 설정하되 문서발생량이 적은 것은 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정한다.
제10조〔편철방법〕
완결된 일건문서는 보관철의 뒷표지(홀다에서는 조견표가 있는면)에 완결일자 순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고, 그 앞표지에 문서건명부(별지 제3호 서식)를 붙인다.
제11조〔조건표〕
보관철의 조견표에는 문서분류번호와 문서철명을 기재하여야 한다.
제12조〔문서건명부〕
문서건명부에는 보관철내에 첨입되는 일건문서의 대표적인 문서건명을 기재한다.
제13조〔특수문서의 보관〕
유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 그 인쇄물 또는 책자의 표지에 관계문서의 분류기호, 문서일자 및 제목을 기재하여 별도로 보관한다.
제14조〔인계 및 이관〕
집중관리를 하는 부서에서는 일건철이 된 문서를 즉시 보존 문서기록대장(별지 제4호 서식)에 의하여 문서주관과에 인계하여 정리 보관하게 한다.
제15조〔보 존〕
모든 보관철은 분류번호별, 연도별, 보존기간별로 보존하여야 한다.
제16조〔점검 및 소독〕
문서고 관리자는 연1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.
제17조〔보관철의 대출〕
① 보관철의 대출은 보관철 대출부(별지 제5호 서식)에 기록후 대출하고, 반환하면 반환사항을 기재한다.
② 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
제18조〔문서의 열람 및 복사〕
관계부서에서 문서보존 주관과에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하려고할 때에는 문서보존 주관과의 장의 허가를 얻어야 한다.
제19조〔보존기간 경과문서의 폐기〕
보존기간이 끝난 문서는 보존문서 기록대장에 홍색 글씨로 폐기일자를 기입후 폐기하여야 한다.
제20조〔폐기문서의 인계〕
① 문서의 폐기는 문서보존 주관과에서 처리한다.
② 문서 주문과에 보관된 폐기문서는 보존 주무과에 인계하거나 합의하여 처리할 수 있다.
부 칙
이 규정은 ○○년 ○○월 ○○일부터 시행한다. |
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